Post | Charities | 4 min read

Tien tips om de perfecte vacaturetekst te schrijven

Recent vertelde ik al hoe je de perfecte vacature voor onze vacaturebank maakt. Maar een goede vacature die daadwerkelijk converteert behelst natuurlijk meer dan dat. Inhoud en toon moeten precies aansluiten op de vrijwilliger die je voor ogen hebt. Daarom deel ik een tiental praktische tips waarmee je de allerbeste vacaturetekstschrijver ooit kunt worden.


Voor het schrijven


1. Bedenk wie de ideale vrijwilliger is


Het is een open deur, maar iedere goede tekstschrijver heeft tijdens het schrijven zijn doelgroep in het achterhoofd. Bestaat die doelgroep uit oudere of jongere mensen? Zijn het vooral mannen of juist vrouwen? Komen ze vlak uit de buurt of uit het hele land? En wat zijn hun interesses? Zulke vragen kun je het best vóór het schrijven van een vacaturetekst beantwoorden. Door de doelgroep te vertalen naar de ideale vrijwilliger, die je zelfs een naam en gezicht kan geven, kun je een heel gepersonaliseerde tekst maken met een toon en inhoud die de echte vrijwilligers meteen zal aanspreken.


2. Gebruik de kennis in de organisatie


Wie kan er het best vertellen wat een functie binnen jouw organisatie precies inhoudt? De bestaande vrijwilligers natuurlijk! Benader daarom één of enkele vrijwilligers die dezelfde functie hebben als de functie waarvoor de vacature openstaat. Interview ze kort over waar hun bezigheden in de praktijk op neerkomen en laat ze ook vertellen over welke vaardigheden of eigenschappen ze moeten beschikken om hun werk goed uit te voeren. Zijn er geen vrijwilligers met dezelfde functie? Informeer dan bij vrijwilligers wiens werk er enigszins op lijkt of bij de persoon die de vrijwilligers aanstuurt.


Tijdens het schrijven


3. Kies een duidelijke functietitel


Dit is zo’n belangrijk punt dat ik het in mijn vorige blog al naar voren bracht. Ik herhaal het graag nog eens: kies een aansprekende functietitel die meteen duidelijkheid geeft over wat er verwacht wordt van de vrijwilliger. Titels als ‘vrijwilliger’ of ‘hulp gezocht’ leveren doorgaans weinig conversie op. Ga in plaats daarvan voor een concrete functietitel die ook meteen iets zegt over de omgeving of de mensen waarmee de vrijwilliger in aanraking zal komen. ‘Administratieve kanjer voor daklozencentrum’ of ‘Communicatietalent met hart voor de oceanen’ zijn heldere omschrijvingen met een positieve toon. Omdat de naam van de organisatie bij onze vacaturebank (en ook bij de meeste andere vacaturewebsites) meteen onder de functietitel vermeld wordt, hoef je die niet in de titel op te nemen.


4. Schrijf een pakkende introductie


Jouw vacature is helaas niet de enige in een vacaturebank. Ook is de aandachtspanne van potentiële vrijwilligers soms kort. Kom daarom direct to the point in twee tot maximaal drie zinnen: wat voor vacature is het en wie kan die het best vervullen? Meer informatie kun je na de introductie geven. Denk aan de frequentie van het vrijwilligerswerk, eventuele functie-eisen, voorbeelden van bezigheden en informatie over de organisatie.


5. Schrijf in de tweede persoon


Het is beter om niet vanuit de organisatie te schrijven, maar vanuit de geïnteresseerde vrijwilliger. Schrijf dus niet: ‘wij vinden het belangrijk dat de vrijwilliger zorgzaam is’, maar: ‘je bent een zorgzaam type’. Waarom? ‘Wij’ en ‘ons’ kan vaag klinken, zeker als de vrijwilliger jouw organisatie nog helemaal niet kent. Door ‘je’ of ‘jij’ te gebruiken kan de vrijwilliger zichzelf makkelijker in de functie verplaatsen en beoordelen of die bij hem of haar past. ‘U’ is ook een optie, maar alleen aan te raden als de doelgroep van middelbare of seniore leeftijd is. 


6. Wees concreet


Net als bij het bepalen van een functietitel is het belangrijk om ook in de rest van de vacaturetekst concreet te zijn. Wollige of ambtelijke omschrijvingen zoals ‘de vrijwilliger moet kunnen schakelen met de coördinator binnen de context van het organiseren van overkoepelende evenementen’ roept meer vragen op dan dat het iets duidelijk maakt. Gebruik hier de input die je van de bestaande vrijwilligers hebt gekregen over hun activiteiten en functie-eisen en schrijf daarmee zinnen als ‘je kunt goed samenwerken met anderen’ en ‘je schrikt niet terug voor het organiseren van grote evenementen’. 


7. Stel niet te veel eisen


Over functie-eisen gesproken: zorg dat je vacaturetekst er niet vol mee staat. Dat schrikt mensen af die in de praktijk zeer geschikte vrijwilligers hadden kunnen zijn. Kies de drie belangrijkste eisen (ook dit kun je in overleg met bestaande vrijwilligers doen) en schrijf die op.


8. Vermijd clichés


Dit is een lastige, want zelfs de beste tekstschrijvers vervallen af en toe in clichés. Zinnen als ‘wij zijn een jonge en dynamische organisatie’ komen zo vaak voor dat ze al snel boven komen drijven wanneer je een tekst maakt. Probeer net even verder te denken en gebruik minder veelvoorkomende omschrijvingen. In dit geval zouden ‘energiek’ of ‘empowered’ goede alternatieven zijn. Spreekwoorden en gezegdes kun je beter ook vermijden, omdat ze een tekst ouderwets kunnen maken en omdat niet iedereen ze kent. 


9. Schrijf voor mobiel


Het zal je niet verbazen dat meer dan de helft van de 18- tot 30-jarigen hun smartphone gebruikt als ze op zoek zijn naar een baan. Ik ga ervanuit dat deze doelgroep ook in de zoektocht naar vrijwilligerswerk hun telefoon gebruikt. Houd vacatureteksten daarom kort en gebruik liever meer dan minder alinea’s – dat oogt overzichtelijker op een klein scherm. 


Na het schrijven


10. Vraag feedback


Journalisten hebben een eindredacteur. Tekstschrijvers hebben opdrachtgevers die kritisch lezen. Teksten worden daar beter van, dus waarom zou jij het zonder feedback moeten doen? Laat jouw vacaturetekst lezen door de vrijwilligers die je geïnterviewd hebt en/of door een coördinator. Wedden dat zij nog spelfoutjes opmerken of aanvullingen hebben? Vraag achteraf ook feedback aan de nieuwe vrijwilliger die via jouw vacaturetekst bij de organisatie is gekomen. Hij of zij kan na de start perfect beoordelen of de tekst goed was qua toon en inhoud. Ook kan de vrijwilliger aangeven wat er eventueel zou moeten veranderen aan de tekst om de werkelijkheid beter weer te geven.